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Unser Verhaltenskodex

Der gute Ruf unserer Unternehmensgruppe als Anbieter hochwertiger Lösungen und Services auf dem Gebiet des Computer- und Medizintechnischem- Service ist ein entscheidender Vorteil im Wettbewerb. Eine wesentliche Grundlage des Vertrauens unserer Kunden, Lieferanten und der Öffentlichkeit in unsere Unternehmensgruppe ist die Achtung und Einhaltung von Recht und Gesetz sowie unternehmensinterner Grundsätze. Entsprechendes Handeln und Verhalten jedes Mitarbeiters sind dazu die Voraussetzung. Der Code of Conduct (Verhaltenskodex) formuliert allgemeine Anforderungen, die Massstäbe und Orientierung für die tägliche Arbeit geben sollen und damit zur Stärkung des Ansehens unseres Unternehmens beitragen

Leitbild Icon Mitarbeiter

Code of Conduct

Ethik und Verhaltensrichtlinien für die ITRIS Gruppe und ihr angeschlossene Firmen

Inhaltsverzeichnis
1. Einführung
2. Geltungsbereich
3. Generelle Grundsätze
4. Korruption und Bestechung
4.1 Unzulässige Geschenke und Einladungen
4.2 Zulässige Gewährung von Geschenken und Einladungen an Kunden und Amtspersonen
4.3 Entgegennahme von Geschenken und Einladungen durch ITRIS Mitarbeiter
4.4 Beschaffung von Gütern
4.5 Strafrechtliche Haftbarkeit bei korruptem Verhalten
5. Fairer Wettbewerb
6. Interessenkonflikte
7. Datenschutz
8. Verschwiegenheitspflicht und geistiges Eigentum
9. Unternehmenseigentum
9.1 Betriebsmittel
9.2 Finanzen und Buchführung
10. Durchsetzung des Code of Conduct

1. Einführung
Der Erfolg unseres Unternehmens beruht nicht allein auf einer erfolgreichen Geschäftspolitik, sondern auch auf der Einhaltung höchster moralischer und ethischer Standards, Integrität und dem Vertrauen, das uns Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner entgegenbringen. Sie, als unsere Mitarbeitenden*, schaffen und geniessen dieses Vertrauen. Es zu gewinnen und zu bewahren setzt voraus, dass sich sämtliche Mitarbeitenden, aber auch unsere Lieferanten und Geschäftspartner an die nachfolgenden Ethik- und Verhaltensrichtlinien halten.
Korruption ist der Missbrauch einer Vertrauensstellung zu privatem Nutzen. In der Wirtschaft verstehen wir darunter den Kauf einer ökonomisch nicht begründbaren Entscheidung. Unter diese Definition fallen verschiedene Erscheinungsformen: Zahlung oder Entgegennahme von Bestechungsgeldern, aber auch subtilere Vorgehensweisen wie das gezielte „Anfüttern“ oder die Vetternwirtschaft.
Aus strafrechtlicher Sicht sind korrupte Vorgehensweisen nicht erlaubt und werden als Verbrechen mit bis zu 5 Jahren Zuchthaus bestraft. Schon mit der ersten Zahlung macht sich ein korruptes Unternehmen erpressbar. Es ist schwierig, aus dem einmal entstandenen Teufelskreis auszubrechen. Wird ein Korruptionsfall aufgedeckt, ist der gute Ruf des Unternehmens dahin, der Reputationsschaden gross und die folgenden Umsatzeinbrüche schmerzhaft. Die ITRIS Gruppe fordert deshalb eine Null-Toleranz-Haltung gegenüber Korruption nicht nur von den Mitarbeitenden, sondern auch von Lieferanten und Geschäftspartnern.
Mit der Unterzeichnung des vorliegenden Code of Conduct verpflichten Sie sich, die darin enthaltenen Verhaltensrichtlinien einzuhalten, Ihre Arbeit vollkommen integer zu leisten und jegliche von Ihnen festgestellten Verstösse zu melden.

(*Aus Gründen der Lesbarkeit wird auf die Aneinanderreihung von männlichen und weiblichen Personenbezeichnungen verzichtet und stattdessen jeweils nur eine Form verwendet. Selbstverständlich sind damit sowohl die männlichen als auch die weiblichen Personen angesprochen.)

2. Geltungsbereich
Der Code of Conduct gilt für alle Mitarbeitenden auf allen Stufen, einschliesslich Geschäftsleitung und Verwaltungsrat. Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie sich sinngemäss ebenfalls daran halten.
Jeder Mitarbeiter ist persönlich dazu verpflichtet, die im Code of Conduct enthaltenen Verhaltensrichtlinien sowie die ergänzenden Reglemente einzuhalten. Jeder Bereichsleiter bzw. Geschäftsführer ist dafür besorgt, dass der Code of Conduct mit jedem Mitarbeiter einmal jährlich durchbesprochen und bei dieser Gelegenheit unterzeichnet wird. Darüber hinaus muss er die Einhaltung des Kodex überwachen.
Die ethischen Grundsätze und Verhaltensrichtlinien der ITRIS Gruppe gelten für alle Länder, in denen das Unternehmen tätig ist. Eine Abweichung ist nur dann nach Bewilligung durch die Konzernleitung zulässig, wenn in einem Land etwas Anderes der Üblichkeit entspricht oder toleriert werden sollte.

3. Generelle Grundsätze
Die nachfolgenden Grundsätze sollen als übergeordneter „Kompass“ dienen in ethisch schwierigen Situationen, für welche der Code of Conduct keine auf den konkreten Fall direkt anwendbare Verhaltensrichtlinie enthält:

  • Wir verpflichten uns zu qualitativ hochwertiger Kundenorientierung, die durch ausserordentlichen Enthusiasmus, Verpflichtung, Professionalität und die Integrität unserer Mitarbeiter erstklassige Leistungen liefert;
  • Wir halten uns in unserem persönlichen Verhalten an die Grundsätze von Gesetzeskonformität, Ehrlichkeit, Fairness, Transparenz, sowie Verantwortung und Loyalität gegenüber der ITRIS Gruppe sowie deren Geschäftspartnern;
  • Wir unterscheiden klar zwischen den Interessen der ITRIS Gruppe und unseren privaten Interessen und vermeiden mögliche Interessenkonflikte;
  • Wir sehen davon ab, missbräuchlich die Anstellung oder die Beförderung von Familienangehörigen oder persönlichen Freunden durchzusetzen;
  • Wir respektieren die menschliche Würde und Rechte von jeder Person. Wir sehen von jeglicher Diskriminierung von Kollegen, Mitarbeitenden, Bewerbern, Kunden, und Geschäftspartnern aufgrund von Alter, Geschlecht, Herkunft, Behinderung, politischen Ansichten und sonstigen gesetzlich geschützten Kategorien ab;
  • Wir sehen von jeglicher sexueller Belästigung ab und halten uns an das „Reglement Sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz“ der ITRIS Gruppe;
  • In allen Zweifelsfällen, in welchen wir nicht sicher sind, ob unser Verhalten den geforderten ethischen Ansprüchen genügt, wenden wir uns an unseren direkten Vorgesetzten bzw. die Konzernleitung der ITRIS Gruppe.Zur Überprüfung der Einhaltung der vorstehenden Grundsätze kann im Einzelfall insbesondere die Beantwortung der folgenden Fragen sinnvoll sein:
  • Sind die Massnahmen, die ich treffen möchte, gesetzlich erlaubt und entsprechen sie den geltenden Werten, Leitlinien und Vorschriften?
  • Habe ich mich angemessen über die Werte, internen Leitlinien und externen Vorschriften informiert?
  • Habe ich persönlich in moralischer Hinsicht ein Problem mit der beabsichtigten Massnahme?
  • Handle ich ehrlich, fair und verantwortungsvoll?
  • Könnte ich meine Handlungen gegenüber Familienmitgliedern, Freunden und Kollegen rechtfertigen?
  • Habe ich in angemessener Weise mögliche Alternativen berücksichtigt?
  • Habe ich meine Kollegen und Vorgesetzten am Arbeitsplatz zu Rate gezogen?
  • Wie werde ich meine Handlungen wahrscheinlich rückblickend beurteilen?
  • Wie würde ich mich dabei fühlen, wenn meine Handlungen am nächsten Tag in der Öffentlichkeit publik gemacht würden?
  • Könnte die ITRIS Gruppe Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner verlieren, wenn diese von meinen Handlungen erfahren würden?

4. Korruption und Bestechung
4.1 Unzulässige Geschenke und Einladungen
Geschäftspartnern oder Amtspersonen dürfen keinesfalls persönliche Zahlungen oder den üblichen Rahmen sprengende Geschenke und Einladungen angeboten oder von ihnen angenommen werden, um den Abschluss von Projekten oder anderen Geschäften zu beeinflussen oder um sonstige illegale Zwecke zu erfüllen.
Unabhängig von ihrem Wert dürfen Geschenke und Einladungen damit nie angenommen oder ausgerichtet werden, wenn sie:

  • in einem direktem Zusammenhang zu einem konkreten Projekt stehen (z.B. kurz vor dem Entscheid eines Kunden zum Vertragsabschluss oder mit einem direkten Bezug zu Geschäften von Amtspersonen wie Bewilligungserteilungen und dergleichen), wobei Werbegeschenken von geringem Wert (wie zum Beispiel Kugelschreiber mit Firmenlogo) ausgenommen sind. Abzulehnen sind in diesem Fall aber auch Geschenke wie Weinflaschen, Pralinenschachteln, Einladungen zu Mittagessen, usw.
  • in der erkennbaren Absicht angeboten bzw. ausgesprochen werden, eine Gegenleistung oder Gefälligkeit zu erwirken;
  • die Form von Bargeld oder geldwerten Vorteilen (z.B. Geschenkgutscheinen) haben;
  • unüblich oder unangemessen sind. Unzulässig sind z.B. in jedem Fall Goldschmuck, teure Uhren oder Flugtickets. Unzulässig sind sodann grosszügige Einladungen wie z.B. für ein Wochenende in einem Luxushotel mit Ehepartner etc.

4.2 Zulässige Gewährung von Geschenken und Einladungen an Kunden und Amtspersonen

  • Gelegenheitsgeschenke und andere unregelmässige Zuwendungen aus Höflichkeitsgründen an Kunden und Amtspersonen bis zu einem Höchstbetrag von CHF 100.— sind zulässig, wenn sie nach Art und Wert üblich und angemessen sind und in keinem Bezug zu einem konkreten Projekt oder Geschäft stehen. Mehrere Geschenke an den gleichen Begünstigten sind für die Bestimmung der Bagatellgrenze zusammenzuzählen. Jedes zu gewährende Geschenk ist vorgängig von der Konzernleitung der ITRIS Gruppe zu bewilligen;
  • Vereinzelte Einladungen für Events, die in einem angemessenen Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von ITRIS stehen (z.B. Einladung zu einer Fachmesse oder Fachpräsentation mit Rahmenprogramm), sind bis zu einem Höchstbetrag von total CHF 300.— (inkl. Partner oder Partnerin) zulässig (bei Amtspersonen beträgt der Maximalbetrag CHF 100.— pro Person). Es dürfen keine Reise- oder Übernachtungskosten übernommen werden. Es muss die Bestärkung der guten Geschäftsbeziehung im Vordergrund stehen und ein professioneller Zusammenhang zwischen dem Event und dem Geschäftsrahmen bestehen. Jede zu gewährende Einladung für einen Event ist vorgängig von der Konzernleitung der ITRIS Gruppe zu bewilligen.
  • Vereinzelte Einladungen zum Essen (keine regelmässigen Einladungen) sind zulässig, sofern der Wert des Essens den Betrag von maximal CHF 150.— pro Person (bei Amtspersonen maximal CHF 100.--) nicht übersteigt. Essenseinladungen sind vorgängig vom direkten Vorgesetzten bewilligen zu lassen.

4.3 Entgegennahme von Geschenken und Einladungen durch ITRIS Mitarbeiter

  • Besteht kein direkter Zusammenhang mit Geschäften von ITRIS (z.B. Entscheiden über Auftragsvergaben an Lieferanten, etc.), dürfen Höflichkeitsgeschenke bis zu einem Wert von maximal CHF 200.— angenommen werden, sofern keine Gefahr besteht, dass dadurch die Unabhängigkeit der oder des Mitarbeiters beeinflusst wird. Beispiele: Blumenstrauss, Weinflasche oder Pralinenschachtel für erbrachte gute Dienstleistungen. Mehrere Geschenke vom gleichen Geber sind für die Bestimmung der Bagatellgrenze zusammenzuzählen. Geschenke, die diesen Wert übersteigen oder welche aus sonstigen Gründen die Unabhängigkeit des Mitarbeiters eventuell beeinträchtigen könnten, sind der vorgesetzten Stelle zu melden. Diese entscheidet, ob die Annahme zulässig ist.
  • Vereinzelte Einladungen für Events (z.B. Tagungen, Empfänge, kulturelle oder sportliche Veranstaltungen), die in einem angemessenen Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit von ITRIS stehen, sind bis zu einem Höchstbetrag von CHF 300.— (inkl. Partner oder Partnerin und inkl. allfällig gewährter Reise- und Übernachtungs-kosten) zulässig. Es muss dabei ein professioneller Zusammenhang zwischen dem Event und dem Geschäftsrahmen bestehen. Dies setzt in der Regel voraus, dass der Gastgeber am Event ebenfalls anwesend ist. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt und wird insbesondere der Gegenwert von CHF 300.— überschritten, ist der direkte Vorgesetzte vor der Annahme des Geschenkes oder der Einladung zu informieren.
  • Vereinzelte Einladungen zum Essen (keine regelmässigen Einladungen) sind zulässig, sofern der Wert des Essens den Betrag von maximal CHF 150.— pro anwesendem ITRIS Mitarbeiter nicht übersteigt.

4.4 Beschaffung von Gütern
Die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen erfolgt einzig nach professionellen Kriterien und zu optimalen Konditionen für die ITRIS Gruppe.

4.5 Strafrechtliche Haftbarkeit bei korruptem Verhalten
Bei Verletzung der vorstehenden Regeln durch korruptes Verhalten ist in erster Linie der betreffende Mitarbeiter haftbar und wird strafrechtlich verfolgt. Es drohen dabei Geldbussen und Freiheitsstrafen bis zu maximal 5 Jahren. Die strafrechtliche Verantwortlichkeit umfasst aber nicht nur den Mitarbeiter, sondern auch dessen Vorgesetzten, die Geschäftsführung und den Verwaltungsrat.
Zudem kann auch das Unternehmen, das „nicht alle erforderlichen und zumutbaren organisatorischen Vorkehrungen getroffen hat“, um Korruption zu verhindern, strafrechtlich belangt und mit einer Busse bis zu CHF 5 Mio. sanktioniert werden.

5. Fairer Wettbewerb
Die ITRIS Gruppe setzt sich für einen fairen und offenen Wettbewerb ein. Die Regeln des Kartellrechts sind deshalb jederzeit uneingeschränkt einzuhalten. Vereinbarungen jeglicher Art oder aufeinander abgestimmte Verhaltensweisen (z.B. eine informelle Kooperation) mit Wettbewerbern oder mit Kunden, die darauf abzielen, den Wettbewerb zu beschränken oder die eine wettbewerbsfeindliche Wirkung haben, können Verstösse gegen das Kartellrecht beinhalten. Hierunter fallen beispielsweise:

  • Preisabsprachen (z.B. auch über Preisbestandteile wie Rabatte, Margen oder Kosten);
  • Absprachen zur Aufteilung von Märkten;
  • Zuteilung von Kunden (z.B. die Verabredung eines Wettbewerbsverzichts, einer Einschränkung der Geschäftsbeziehungen zu Drittfirmen, der Abgabe von Scheinangeboten bei Ausschreibungen oder die Verabredung über die Abgabe von überhöhten Angeboten);
  • Informationsaustausch mit Wettbewerbern (z.B. über Preise, Rabatte, nicht allgemein bekannte strategische Pläne, etc.);
  • Vorschriften an nachgelagerte Unternehmen (z.B. Abnehmer der ITRIS Gruppe) betreffend Mindestverkaufspreisen, Untersagung der Weitergabe von Rabatten, etc.

Bei jedem Zweifel darüber, ob ein Verhalten möglicherweise gegen kartellrechtliche Vorschriften bzw.

6. Interessenkonflikte
Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, geschäftliche Entscheidungen im besten Interesse der ITRIS Gruppe und ohne Rücksicht auf persönliche Interessen zu treffen. Beim Auftreten von Situationen, welche nicht vermieden werden können, in denen persönliche Interessen des Mitarbeiters (inkl. Angehörigen) dessen Unvoreingenommenheit für geschäftliche Entscheidungen mindern, ist unverzüglich die Konzernleitung zu informieren.
Den Mitarbeitern ist es nicht gestattet, für ein anderes Unternehmen zu arbeiten oder sich an einem anderen Unternehmen zu beteiligen, das mit der ITRIS Gruppe im Wettbewerb steht.

7. Datenschutz
Die Privatsphäre jedes einzelnen Mitarbeiters und Kunden sowie Geschäftspartners muss respektiert und geschützt werden. Daten über natürliche Personen dürfen nur erhoben, gespeichert, verarbeitet, weitergeleitet oder in sonstiger Weise genutzt werden, soweit dies ausdrücklich gesetzlich zugelassen ist.
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, alle technisch und organisatorisch möglichen Massnahmen zu treffen, um die Daten der ITRIS Gruppe, der Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner vor unberechtigtem Zugriff, einer unzulässigen Nutzung und einer unberechtigten Übertragung zu schützen. Dies gilt auch für den Austausch personenbezogener Daten zwischen Unternehmen der ITRIS Gruppe. Zu diesem Zwecke sind die Daten, sei es in Form von Dokumenten oder elektronischen Datenträgern, jederzeit sicher aufzubewahren.

8. Verschwiegenheitspflicht und geistiges Eigentum
Kein Mitarbeiter darf auf illegale Weise vertrauliche oder urheberrechtlich geschützte Informationen einholen oder verwenden. Alle Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit über vertrauliche interne und andere geschützte Informationen verpflichtet (insbesondere geistiges Eigentum, Geschäftsideen, Strategien, Datenbanken, Angebote, Kundenverzeichnisse, etc.). Geschäftsgeheimnisse der ITRIS Gruppe sind zu wahren und dürfen nicht an Drittparteien (einschliesslich Familienmitglieder und Freunde) weitergegeben oder auf irgendeine Weise selbst genutzt werden.
Die genannten Verpflichtungen gelten auch nach einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses mit der ITRIS Gruppe. Alle Dokumente und Datenträger müssen auf den Zeitpunkt der Auflösung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben werden.
Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, das geistige Eigentum und andere betriebliche Geheimnisse, Unterlagen und Datenträger der ITRIS Gruppe vor dem unbefugten Zugriff Dritter und der unbefugten Nutzung durch Dritte zu schützen.
Fremdes geistiges Eigentum (wie z.B. Urheberrechte an Software, Bildern, Musik, etc.) ist stets zu respektieren und darf nur nach Zustimmung / Lizenzierung des Inhabers der Schutzrechte genutzt werden.

9. Unternehmenseigentum
9.1 Betriebsmittel
Sämtliche Mitarbeiter verpflichten sich, sorgfältig und verantwortungsvoll mit dem Betriebseigentum der ITRIS Gruppe umzugehen und die überlassenen Ressourcen nicht verschwenderisch zu nutzen. Soweit nicht ausdrücklich anders bestimmt, dürfen die Betriebsmittel nicht für private Zwecke der Mitarbeiter genutzt werden.

9.2 Finanzen und Buchführung
Die Verwendung von finanziellen Mitteln und Vermögenswerten der ITRIS Gruppe für jegliche unethische Zwecke ist untersagt. Sämtliche Geschäftsvorgänge sind wahrheitsgemäss, zeitnah und so nachvollziehbar wie möglich zu dokumentieren. Zur Prävention von Geldwäsche ist es erforderlich, dass über Kunden, die Identität des Zahlenden und Zahlungswege zu jeder Zeit Klarheit herrscht und dies in dokumentierter Form auch belegt werden kann.
Unsere Buchführung erfolgt gemäss den gesetzlichen und buchhalterischen Vorgaben und im Einklang mit unseren internen Richtlinien. Durch unsere internen Kontrollsysteme stellen wir die Richtigkeit, Angemessenheit und Verlässlichkeit unserer Geschäftsabläufe sicher.

10. Durchsetzung des Code of Conduct
Bei Auftreten eines Verdachtes auf einen Verstoss gegen den Code of Conduct ist jeder Mitarbeiter verpflichtet, den direkten Vorgesetzten oder eine andere interne Stelle (Personalabteilung, Geschäftsleitung oder die Konzernleitung) zu informieren. Meldungen können auch anonym erfolgen. Alle Hinweise werden bearbeitet und vertraulich behandelt. Bei Unsicherheiten oder Fragen können die vorgenannten Instanzen auch jederzeit um Rat angefragt werden.
Kein Mitarbeiter, der in redlicher Absicht Mitteilung macht, muss irgendwelche Nachteile befürchten, auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet erweisen sollte.
Regelverstösse im Zusammenhang mit dem Code of Conduct können je nach Schwere zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur fristlosen Entlassung führen. Sodann drohen Schadenersatzforderungen gegen den Mitarbeiter sowie strafrechtliche Verfolgung.

Spreitenbach, Dezember 2017
OBEN